什么是权威?

权威是指指导他人行动的决策制定权力。是上级和下属之间的关系,级制定并传达预期下属会接受的决策,下属预计上级制定的决策,并根据这些决策决定个人的行动。在所有影响模式中,权威主要是把作为组织参与者的个人行为与他们在组织以外的行为区分开来,正是权威赋予了组织正式的结构。

权威包括上级和下级的行为。只有当双方当事人的行为确定发生时,他们之间才存在权威关系。上级的行为模式包括命令和预期,下级的行为模式受到一个不确定因素的影响,或受到决策准则的支配。

在维持上下级关系中,上级的克制和下属的服从一样重要。领导者就像是公共汽车司机,如果他不能把乘客送到他们想去的地方,他们就会下车。司机对行车方向基本没有多大的自由裁量权。

而下属角色最显著的特征是,它确立了一个行为接受范围,在这个范围内,下属愿意接受上级制定的决策。而接受范围的大小受到大量因素影响。目标不明确的自愿组织接受范围最小,军事组织的接受范围最大。

要在组织内创造一种环境,使得权威能够作为完成组织目标的有效工具,而不至于把权威本身当成目的,同时又不会刺激上司或者下属心中潜在地纯粹为了权力而实施权力的冲动。这是一项基本的管理任务。

组织中的协调

协调行为包含的心理过程一般不是完全刻意或有意识进行的,产生协调的多数行为很大程度上只是习惯性或反射性的。协调可以在两种意义上进行,一是程序协调,一是业务协调。

权威作为群体行为协调工具获得了广泛运用,要注意权威的三种职能:第一,它加强了个人对行使权威者的责任;第二,它保证了决策制定过程中专门知识和专门技能的运用;第三,它有助于活动的协调。

对各种有组织行为进行的分析表明,当每个协作者都为自己设置一条抉择准则,让自己的行为依赖于他人行为时,就会产生有组织的行为。

约束手段是使组织权威被人接受的更具体因素。第一,社会约束(霍桑实验);第二,个人之间的心理差异(领导者和追随者的个性);第三,组织目的(首要的约束因素);第四,以工作和经济保障和经济地位之间的关系为依据的约束;不愿意或厌恶承担责任。

避免或解决权威冲突的一般方法有四种:第一,传统的命令统一,即每个人都接受唯一上级的命令;第二,狭义的命令统一,即一个人可从若干上级那接受命令,但出现冲突时,仅服从一个上级的指挥;第三,职权分工。第四,职位级别制。

正式组织和非正式组织

正式组织就是人们常说的有形组织,有正式的规则制度。正式组织中的权威可以通过两种途径进行。第一是对群体实施控制的权威,可用来建立和实施正式组织方案;第二正式组织方案本身规定了执行组织工作是需要的权威链和任务分工。

非正式组织指的是组织中影响组织决策的人际关系,但是他们要么与组织纲领不一致,要么正式纲领对它们忽略不提。任何组织的健康有序运行都离不开非正式组织。比如新组织的每个成员在正式成员前,必须先与同事们建立起非正式关系。一方面,正式组织不可能具体到不需要非正式组织的补充。另一方面,正式组织只有在真正限制非正式关系在组织内部发展时,才能发挥作用。

组织中的沟通

沟通是指一个组织成员向另一成员传递决策前提的过程。没有信息沟通,集体就无法影响个人行为,显然就不可能有组织。因为,如果没有信息沟通。

它的主要作用有:沟通对于组织来说是绝对必要的。特定信息沟通方法的效力,很大程度上还决定着决策制定功能在整个组织当中所能有的分布方式,以及这一职能在组织中应当是什么样的分布方式。

组织中的信息沟通是一个双向过程。既包含向决策中心传递命令,信息和建议,也包含把决策从决策中心传递到组织的其他部分。信息沟通是向上、向下以及侧向贯穿整个组织的过程。

正式沟通和非正式沟通

沟通可分为正式沟通和非正式沟通两种。正式的沟通系统主要指的是经过精心谋划而建立起来的信息沟通渠道及其媒介。如正式信息沟通的媒介有口头联络、备忘录和信件、文件流转、记录和报告、手册。非正式沟通则是围绕组织成员间的社会关系而建立起来的,是对于正式信息沟通的补充。个人动机对非正式沟通系统的发展有相当大的影响。

组织的记忆库

组织不是生物体,所拥有的记忆只能是组织参与者的集体记忆。由于参与者的记忆无法高效共享以及不稳定,组织需要人工「记忆」,远比个人更有必要,也即是把知识留存在文档和 wiki 中。

进而需要思考的难题时:应该记录哪些类型的信息,各类信息如何分类和归档,以及文件存放在哪里等等。

培训与沟通

培训会让组织成员依靠自己的能力做出满意决策,而不需要无休止地行使权威或提出建议。在对下级决策进行控制的手段中,用培训代替行使权威和提出建议是可行的。

对于大量决策都含相同因素的情形来说,可以将培训用于决策制定过程。培训可以向受训者提供制定决策的事实因素,可为受训者提供思考的参照框架,可向受训者传授“公认”的工作方法,向受训者灌输决策制定所依据的价值要素。